Betrouwbare technologie is essentieel voor veilige en efficiënte zorg. Zorgverleners vertrouwen erop dat apparatuur en systemen goed werken en direct beschikbaar zijn. Storingen, onduidelijkheid over onderhoud of lange wachttijden op reparaties werken verstorend voor de zorg. Hoe voorkom je dit?
1. Maak afspraken over verantwoordelijkheden en budget
Wie is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van medische technologie in jouw zorginstelling? Hoe verdeel je de rollen tussen zorgverleners, technische diensten en leveranciers? En welk budget is hiervoor beschikbaar?
Wat kun je doen?
- Leg vast wie beslissingen neemt over onderhoud, vervanging en investeringen.
- Maak afspraken over eigendom, lease en onderhoudscontracten.
- Zet deze afspraken in een samenwerkingsovereenkomst, zodat verantwoordelijkheden helder zijn.
2. Organiseer passend onderhoud
Goed onderhoud voorkomt storingen en verlengt de levensduur van apparatuur. Maar hoe bepaal je welke onderhoudsstrategie het beste past?
Wat kun je doen?
- Volg de onderhoudsrichtlijnen van de fabrikant en plan periodieke inspecties in.
- Bepaal wat je zelf kunt doen en wat je wilt uitbesteden aan een onderhoudsleverancier.
- Zorg dat dagelijkse controles en reiniging structureel worden uitgevoerd.
- Wil je afwijken van het voorgeschreven onderhoud? Leg dit goed vast en wees je bewust van de gevolgen.
3. Organiseer je storingsafhandeling
Storingen verstoren het zorgproces. Daarom is het cruciaal om een duidelijke procedure te hebben zodat problemen snel worden opgelost.
Wat kun je doen?
- Helpdesk: Zorg voor een centraal meldpunt waar storingen en gebruiksproblemen snel worden geregistreerd en opgepakt.
- Eerstelijns storingsafhandeling: Laat een technisch expert eenvoudige storingen direct oplossen om vertraging te voorkomen.
- Tweedelijns storingsafhandeling: Voor complexe storingen maak je afspraken met specialisten of leveranciers.
4. Beheer je contracten
Voor geavanceerde technologie is een onderhoudscontract of service license agreement vaak noodzakelijk. Maar wat moet er precies in zo’n contract staan?
Wat kun je doen?
- Maak afspraken over onderhoud, storingsafhandeling en technische ondersteuning.
- Onderhandel over uptime-garanties en responstijden bij storingen.
- Zorg dat contracten regelmatig worden geëvalueerd en aangepast aan nieuwe behoeften.
5. Gebruik een assetmanagementsysteem
Veel zorginstellingen zoeken naar overzicht van hun medische technologie. Welke apparatuur is in gebruik? Wat is de onderhoudsstatus? Wanneer moet iets vervangen worden?
Wat kun je doen?
- Gebruik een assetmanagementsysteem om apparatuur, onderhoudsgegevens en contracten centraal te registreren.
- Zorg dat je snel inzicht hebt in de levensduur en onderhoudsstatus van technologie.
- Gebruik data uit het systeem om strategische beslissingen te onderbouwen.
6. Stuur op beheer met je kwaliteitssysteem
Het beheer van medische technologie moet niet alleen praktisch, maar ook aantoonbaar goed geregeld zijn. Hoe borg je dit binnen je organisatie?
Wat kun je doen?
- Leg beheerprocedures vast in het kwaliteitssysteem van de organisatie.
- Monitor of medewerkers de procedures naleven en stuur bij waar nodig.
- Gebruik prestatie-indicatoren om de effectiviteit van het beheer te meten en verbeteringen door te voeren.
Waar loop jij tegenaan?
Zoek je naar manieren om onderhoud slimmer te organiseren? Wil je je onderhoudsafspraken met leveranciers herijken? Wil je je processen of informatiesystemen effectiever inrichten?
Ik denk graag met je mee over praktische oplossingen, systeeminrichting en strategisch advies.
Neem vrijblijvend contact met me op.
Interessante links
- Bekijk het Convenant Veilige Toepassing van Medische Technologie om meer te weten over de beheerprocedures voor medische technologie
- In de WIBAZ standaard serviceovereenkomst vind je een overzicht van alle afspraken die met externe leveranciers uitgevoerd kunnen worden
- MTIntegraal editie over Beheer en onderhoud (2024)