Voor de aankoop van nieuwe technologie zijn slechts een paar muisklikken nodig. Maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste technologie aanschaft die ook in je organisatie goed kan worden ingezet? Door de juiste vragen op het juiste moment te stellen, kan jouw nieuwe hulpmiddel snel de zorg in. In dit artikel neem ik je mee door de stappen van een goed aanschaftraject.
“Ik wil iets”
Het aanschafproces start al bij de vraag “ik wil iets“. Dat kan een simpele vervanging zijn van een bestaand apparaat (“ik wil een nieuwe bloeddrukmeter”). Maar ook een functionele vraag (“ik wil patiënten op afstand kunnen bewaken”). Vanaf dat moment doorloopt je aanschafproces de volgende stappen:
- Concretiseren van je wens
- Programma van Eisen en Wensen
- Selectie van product en randvoorwaarden
- Bestelling
- Implementatie
- Ingebruikname
- Evaluatie
1. Concretiseren van je wens
Bij de start van een aanschaftraject is het belangrijk om een duidelijk beeld te krijgen van wat je wil. Voor welke processen of interventies wil je de technologie gebruiken? Wie zijn de gebruikers? Is er een breder gedragen behoefte in de organisatie waar je op kunt aansluiten? Doe ook een marktoriëntatie, waarbij je onderzoekt welke apparaten te koop zijn en wat zij aan mogelijkheden aanbieden.
2. Programma van Eisen en Wensen
Dit vertaal je vervolgens naar een programma van eisen en wensen. Eisen zijn hierbij de absolute must-haves. Neem ook de organisatiebrede eisen mee. Hieronder vind je een opsomming van onderwerpen voor in het PvE.
Formuleer ook je wensen. Dit zijn functionaliteiten die extra waarde toekennen aan het gebruik. Denk bijvoorbeeld aan een prettige user interface of een draadloze netwerkverbinding. Hiervoor ben je bereid om meer geld te betalen.
- Functionele eisen
- Technische eisen aan product
- Levering / opslag verbruiksartikelen
- Aansluiting op het IT-netwerk
- Interactie met applicaties zoals patiënten-/cliëntendossier
- Beveiliging van persoonsgegevens
- Reiniging en sterilisatie
- Onderhoud en storingsafhandeling
- Ruimtevoorzieningen
- Arbeidsrisico’s
- Gevaarlijke stoffen
- Opslag
- Reduceren downtime / uitval
- Training en borging bekwaamheid
- Kwaliteitseisen
3. Selectie van product en randvoorwaarden
Nu je in beeld hebt aan welke eisen en wensen het nieuwe product moet voldoen, verdiep je je marktonderzoek. Maak een shortlist van een aantal producten die voldoen aan je eisen. Vervolgens vraag je bij leveranciers de prijs en productspecificaties op en beoordeel je in hoeverre wordt voldaan aan de wensen. Op basis van prijs en invulling van wensen maak je je eindkeuze.
Ook verdiep je je in de randvoorwaarden voor veilige en effectieve ingebruikname van het apparaat. Raadpleeg naast de leverancier ook collega’s van ondersteunende diensten en werk de relevante onderwerpen uit bovenstaande checklist uit in een implementatieplan. Voer zonodig een risicoanalyse uit en stel vast hoe je die risico’s elimineert. Zorg ook voor een goed scholingsplan: hoe introduceer je de nieuwe technologie en wat is nodig om op termijn de juiste kennis te onderhouden?
Stel ook een evaluatieplan op, welke vooral interessant is wanneer het gaat om een nieuw type technologie. Stel een termijn vast, bijv. 6 maanden na ingebruikname. En beschrijf op welke elementen je wil evalueren, bijv. doelmatigheid, bekwaamheid en risicobeheersing.
Een goed begin is het halve werk…
Er is best veel te overwegen bij de aanschaf van medische technologie. Maar pas op dat aanschaf geen papieren draak wordt! Misschien kan ik eens met je meekijken. Neem contact met me op!
4. Bestelling
Gedurende het voortraject hou je een aanschafdossier bij, waarin je tenminste opneemt:
- De noodzaak en motivatie van de aanschaf
- Het Programma van Eisen en Wensen
- De risicoanalyse en beheersmaatregelen
- Het scholingsplan, voor zowel gebruikers als voor instandhouding
- Een evaluatieplan
Hierna kun je werkelijk bestellen. Je weet nu zeker dat je een product bestelt dat na levering volgens de verwachtingen kan worden ingezet. Ook heb je plannen gemaakt binnen je organisatie en met de leverancier om alle voorbereidende werkzaamheden voor ingebruikname op te starten.
5. Implementatie
Nadat je hebt besteld en voordat je de technologie in gebruik gaat nemen voer je alle voorbereidende werkzaamheden uit. Ga daarbij weer je implementatieplan door, dat je vóór ingebruikname hebt opgesteld. Ben je er helemaal klaar voor om de nieuwe technologie in gebruik te nemen?
Geef bijzondere aandacht aan introductietraining en (verkorte) handleidingen. Onderzoek de impact op de dagelijkse werkprocessen en tref passende maatregelen om de zorg te allen tijde door te laten gaan. Zorg ervoor dat alle maatregelen uit je risicoanalyse zijn uitgevoerd. En voordat je apparatuur of een systeem in gebruik gaat nemen check je of de technische voorzieningen en (informatie)veiligheid geborgd zijn.
Communiceer naar de organisatie over de aanstaande ingebruikname. Wijs op de aanwezige gebruikshandleidingen en protocollen. Benoem ook risico’s voor de continuering van de zorg en de verwachtingen ten aanzien van het zorgpersoneel.
6. Ingebruikname
Ben je helemaal klaar om het apparaat in gebruik te nemen, ga er dan voor! Wanneer de technologie echt nieuw is, start dan eerst in een pilot. Zowel technisch als organisatorisch zul je tegen zaken aanlopen. Spoor je de bottlenecks vroegtijdig op, dan zal de acceptatie van de nieuwe technologie voorspoediger verlopen.
7. Evaluatie
Sluit het aanschafproces af met een evaluatie volgens je evaluatieplan. Evalueer daarnaast ook over het project: wat ging goed en wat ging niet goed? Wat kunnen we doen om herhaling te voorkomen? Wanneer er structurele maatregelen nodig zijn voor verbetering in de toekomst, borg dit dan in je kwaliteitssysteem.
Conclusie
Door het zorgvuldig doorlopen van een aanschaftraject zorg je op passende momenten voor de juiste interventies. Door tijdig de juiste vragen te stellen, kun je een weloverwogen keuze maken voor een medisch hulpmiddel. Ook bereid je zo de techniek, personeel en omgeving goed voor en speel je in op voorziene risico’s.
Hoe verlopen aanschaftrajecten in jouw organisatie? Wil je eens (vrijblijvend) sparren over het proces of een specifiek aanschaftraject? Neem dan contact met me op!